Transcript

Carla Tusche: Ich freue mich sehr, dass ich heute sogar gleich zwei Interviewgäste da habe, nämlich Florian Umbreit und Tim Bodenstab. Wir sprechen heute über ein Thema, das für viele oder fast alle Unternehmen ab einer gewissen Größenordnung gerade von größter Relevanz ist, nämlich die Umstellung von SAP R/3 auf SAP S/4HANA. SAP stellt ja bekanntlich 2027 den Support für die bisherige Version ihres ERP-Systems R/3 ein und zwingt Unternehmen damit dazu, auf die neue Version S/4HANA umzusteigen. So eine Transformation bringt weitreichende Änderungen mit sich, die auch weit über ein IT-Projekt hinausgehen. In der Praxis ist es immer noch so, dass diese Migration oftmals als reines IT-Projekt gesehen wird, obwohl sie tatsächlich alle Bereiche des Unternehmens betrifft. Wir wollen uns daher jetzt in dieser heutigen und auch in weiteren Folgen unseres Podcasts damit beschäftigen, wie eine Transformation gestaltet werden sollte, damit sie wirklich auf ganzer Linie erfolgreich ist. Ein ganz wichtiger Aspekt, der unbedingt betrachtet werden sollte, sind die Prozesse im Unternehmen, denn hier bietet sich mit der Transformation die große Chance, diese einfach unter die Lupe zu nehmen und zu optimieren. Und eine Methode dafür ist Process Mining. Wir haben heute mit Florian und Tim zwei Experten da, die sehr viel Erfahrung mit dem Thema „Process Mining“ im Rahmen von SAP-Projekten haben, und da wollen wir jetzt nochmal etwas tiefer ins Thema einsteigen. Möchtet ihr euch einfach mal vorstellen?

Florian Umbreit: Gerne. Mein Name ist Florian Umbreit. Ich bin seit 15 Jahren bei der mgm und konzentriere mich seit gut zwölf Jahren auf das große Thema „Prozesse“, Prozessmanagement im klassischen Sinne, und seit drei Jahren vor allem auch zusammen mit dem Tim um das Thema „Process Mining“.

Tim Bodenstab: Mein Name ist Tim Bodenstab. Ich bin jetzt knapp fünf Jahre bei mgm tätig und seit etwa drei Jahren in das Thema „Process Mining“ involviert. Darüber hinaus befasse ich mich noch allgemein mit dem Thema „Geschäftsprozessmanagement“, das heißt, mit der Frage, wie man ein Geschäftsprozessmanagement im Unternehmen aufsetzen kann. Process Mining ist die perfekte Ergänzung für ein gut aufgestelltes Prozessmanagement im Unternehmen.

Carla Tusche: Super, vielen Dank! Dann steigen wir einfach mal ein. Am Anfang ist es sicherlich sinnvoll, dass ihr unseren Zuhörern kurz erklärt, was Process Mining im Rahmen einer SAP-S/4HANA-Transformation überhaupt ist. Könnt ihr hierfür ein paar Worte finden?

Tim Bodenstab: Process Mining ist ja erst mal eine Technologie und was macht diese Technologie? Es ist eine automatisierte Prozessanalyse, die basierend auf den Datenspuren in den ERP-Systemen die Prozesse analysiert. Und aus unserer Sicht im Rahmen einer S/4HANA-Transformation ist es einfach das perfekte Add-on für so eine Migration. Denn mit Process Mining erhält man praktisch eine digitale und faktenbasierte, vollständige Analyse der Kernprozesse, die in jedem Schritt des Transformationsprojekts dieses Transformationsprojekt auch unterstützen, das heißt, davor, während und ein Monitoring auch danach.

Carla Tusche: Ihr habt das letzte Projekt beide in einem E-Commerce- oder Retail-Unternehmen gemacht, deswegen wollen wir uns in den folgenden Fragen auf dieses Beispiel beziehen. Meine nächste Frage lautet deswegen: Welche Prozesse kann beziehungsweise sollte man insbesondere bei einem Retail- und E-Commerce-Unternehmen unbedingt mit Process Mining untersuchen? Da gibt es sicher einige, für die das besonders sinnvoll ist.

Florian Umbreit: Genau. Es ist tatsächlich so, dass wir gerade im E-Commerce- und Retail-Bereich häufig Massenprozesse haben. Massenprozesse sind deswegen immer besonders spannend, denn wenn ich da kleine Abweichungen oder Fehler habe, dann multipliziert sich das. Genauso kann ich natürlich Chancen darüber mit einem tollen Faktor versehen. Deswegen gucken wir mit Process Mining auch gerade im Retail-Bereich die strategischen Massenprozesse an. Das kann zum Beispiel ein Einkaufsprozess wie Purchase-to-Pay sein oder ein Sales-Prozess, worunter auch Order-to-Cash läuft. Es können aber auch genauso gut Abrechnungsprozesse oder die Materialstammdaten sein, die dort häufig betrachtet werden.

Carla Tusche: Aber grundsätzlich gibt es in jedem Unternehmen Prozesse, die man im Process Mining untersuchen kann, jetzt mal unabhängig von der Branche oder von dem Tätigkeitsumfeld des Unternehmens, oder?

Florian Umbreit: Genau. Ich würde sagen, das ist grundsätzlich bei Unternehmen der Fall, wenn sie Massenprozesse haben. Das trifft natürlich auf die Retailer zu, aber auch auf alle anderen in der Energieversorgung, im Banken-, Finanzsektor oder wo auch immer. Da habe ich die gleichen Effekte und kann mir die gleichen Vorteile zu eigen machen. Auf der anderen Seite kann ich mir aber auch Prozesse anschauen, die zum Beispiel sehr unternehmenskritisch oder sehr strategisch sind, weil große Volumina darüber laufen, und wo ich ganz gezielt gucken will, wie dieser eine Prozess läuft, auch wenn es es sich hier nicht um einen Massenprozess handelt.

Carla Tusche: Nochmal zurück zu eurem Beispiel: Warum ist es denn gerade bei einem Retail- und E-Commerce-Unternehmen so wichtig, die Prozesse unter die Lupe zu nehmen. Du hast es eben schon in deiner anderen Antwort angedeutet, aber vielleicht kannst du noch ein bisschen näher darauf eingehen?

Florian Umbreit: Ja. Wir reden über Tausende und Millionen von Transaktionen. Das ist der Hauptpunkt dabei. Aber im Retailbereich sehen wir auch gerade noch den Fakt, dass es dort viele interne Strukturen gibt, die prädestiniert dafür sind, ein Process Mining darüberlaufen zu lassen und sie miteinander zu vergleichen. Damit meine ich jetzt beispielsweise Filialstrukturen, regionale Strukturen oder auch länderübergreifende Strukturen, die ein Vergleichen sehr interessant machen, um wirklich zu gucken: Wo laufen denn meine Prozesse wie und warum sind sie in dem einen Land oder in der einen Region oder in den fünf Filialen hier im Norden viel erfolgreicher, schneller und effizienter als die anderen? Diese Vergleiche kann man nutzen, um grundsätzlich zu harmonisieren und besonders, wenn ich in Richtung S/4HANA-Transformation denke, um zu gucken, wie ich eventuell auch die neuen Templates harmonisiere.

Carla Tusche: Welche Chancen seht ihr da konkret bei einer S/4HANA-Transformation?

Tim Bodenstab: Generell sind bei so einer Transformation alle Kernprozesse im Unternehmen betroffen. So eine Transformation geht wirklich an die DNA einer Firma und das bietet enorme Chancen aus unserer Perspektive. Das heißt, man hat die Chance, Altlasten und den Prozesswildwuchs zu beseitigen. In vielen Unternehmen gab es organisches Wachstum der IT-Systeme, da ist viel Wildwuchs entstanden, und so eine Transformation bietet immer die Chance, da einfach mal aufzuräumen. Auf der anderen Seite kann man schlanke und standardisierte Prozesse einführen. Man kann auf den S/4-Standard gehen oder sich eigens schlanke und standardisierte Prozesse bauen. Das ist insbesondere für viele Unternehmen interessant, die in der Vergangenheit vielleicht einen Merger hatten, wo derzeit verschiedene Prozesse in einem System laufen. Das haben wir bei Kunden beispielsweise sehr oft. Und übergeordnet bietet sich jetzt die Chance, die strategische Basis für die Digitalisierung der nächsten kommenden zehn bis zwanzig Jahre zu legen.

Carla Tusche: Ich fasse es nochmal kurz zusammen: Du hast gesagt, einerseits bietet es die große Chance, dass man sich dann von den Altlasten befreit, wenn man wirklich die bestehenden Prozesse mal unter die Lupe nimmt und nochmal auf Effizienz prüft. Und andererseits bietet es die Chance, vielleicht auch Prozesse einzuführen, wo es noch keine standardisierten Prozesse gibt. Das sind die beiden wichtigsten Aspekte.

Tim Bodenstab: Genau. Und bezüglich des Wildwuchses würde ich noch die technische Komponente nennen. Man kann technischen Wildwuchs beseitigen, der über Jahrzehnte in diesen alten SAP-Systemen stattgefunden hat.

Carla Tusche:Jetzt würde ich als Laie einfach mal denken, dass man theoretisch vielleicht auch alle Prozesse, wie sie momentan im Unternehmen bestehen, 1:1 in S/4HANA übertragen oder ginge das nicht? Könnte man auch darauf verzichten, die Prozesse zu überprüfen, und diese einfach in das neue System herüberkopieren?

Florian Umbreit: Das sagen wir jetzt natürlich nicht so gerne, aber ja, das kann man durchaus machen. Aber dann hat man einfach nur die alten Prozesse in einer neuen technischen Umgebung, womit man eine große Chance vertan hat, sich auch mal selber zu überprüfen, sich strategisch neu aufzustellen und eine Harmonisierung anzustreben. Wenn ich die alten Prozesse ins neue System schiebe, dann ist dies ein reines technisches Projekt. Es ist trotzdem immer noch ein Transformationsprojekt, auch wenn das dann quasi nur eine Migration ist, aber es bleibt aufwendig und man vertut einfach diese Chance, sich zu überlegen: Wo wollen wir denn eigentlich in drei, in fünf, in zehn Jahren sein? Was für Prozesse brauchen wir dafür und womit müssen wir bis dahin aufräumen? Das ist also eine konsequentere Herangehensweise. Wenn man sich jetzt zum Beispiel ein Wohnzimmer zu Hause umgestalten möchte, dann kauft man sich auch nicht erst mal die neuen Möbel, richtet alles ein, schmeißt den ganzen alten Kram heraus und fängt dann ein Jahr später an, darüber nachzudenken, ob man nicht nochmal eine andere Farbe an die Wände machen will oder den Fußboden erneuert. Eine ganzheitliche Betrachtung ist wichtig, deswegen kann man es einfach so in dem neuen ERP-System abbilden, aber in unseren Augen macht es keinen Sinn. Es ist eine große Chance, die man da hat, und die muss man jetzt richtig anpacken und von vornherein denken. Man muss auch dazu sagen, dass wenn man sich die Prozesse vorher anschaut, man auch die Risiken von einer reinen Migration minimiert, weil man sich genau anschaut, was man davon mitnimmt und was als Ballast oder Wildwuchs über Bord geworfen werden kann.

Carla Tusche: Das Beispiel mit dem Haus war eine sehr schöne Analogie. Ich glaube, da wird sehr offensichtlich, worauf du eigentlich hinaus willst. S/4HANA zielt auch darauf ab, viele Prozesse zu standardisieren und mit Best Practises zu arbeiten. Das heißt also, wenn man die eigens für das Unternehmen in SAP kreierten Prozesse 1:1 übernimmt, ist das wahrscheinlich dann auch mit zusätzlichen Kosten verbunden, weil man dann in S/4HANA Individuallösungen kreieren muss, oder?

Tim Bodenstab: Genau, die Gefahr besteht immer, dass man sich im Neusystem dann wieder Lösungen baut, die eigentlich gar nicht so geplant sind. Viele Kunden erleben gerade, dass das Zurückgehen auf den Standard nicht so einfach ist. Man wird immer noch ein bisschen Individualentwicklung haben, aber im Kern kann man sagen, man wird immer eine leichte Transformation der Prozesse haben.

Carla Tusche: Was sind denn die größten Vorteile der Process-Mining-Technologie im SAP-Umfeld? Kannst du darauf noch einmal eingehen?

Tim Bodenstab: Celonis, die am weitesten verbreitetste Process Mining Technologie. relativ eng mit SAP verzahnt ist. Das hat historische Gründe. Aber man muss dazu auch sagen, dass SAP einfach das führende ERP-System in Deutschland für Massenprozesse für große Unternehmen ist und deshalb existiert ein großer Erfahrungsschatz, was Process Mining in diesem Umfeld angeht. Es gibt gute Benchmarks und gute Learnings, wo man wirklich an den Kernprozessen ansetzen kann, und Celonis bietet, um Process-Mining-Technologie anwenden zu können, sogenannte Konnektoren im App-Store an, dass man die Prozesse extrem schnell anbinden kann. Für SAP existiert natürlich eine sehr große Datenbasis wie bei keinem anderen System. Vielleicht zur Zeitnot: Man muss sagen, dass man im Prinzip jedes System anbinden kann. Es ist dann einfach mit ein bisschen mehr Aufwand verbunden, dieses andere System manuellem anzubinden.

Carla Tusche: Welche ganz konkreten Erkenntnisse gewinnt denn dann das Unternehmen durch die Nutzung dieser Technologie, vielleicht auch insbesondere die IT, die bei solchen Transformationsprojekten immer zum großen Teil involviert ist, aber auch die Fachbereiche wie zum Beispiel der Vertrieb, Finance oder HR? Was für Erkenntnisse können gewonnen werden?

Florian Umbreit: Tim hat es vorhin schon angesprochen. Es ist wirklich eine faktenbasierte Transparenz über die Art meiner Prozessdurchläufe, und zwar in Summe. Früher im klassischen Prozessmanagement hat man in großen Workshop-Runden mit allen beteiligten Stakeholdern und der IT versucht, ein abstraktes Bild der Prozessdurchläufe zu skizzieren. Das war aber immer nur ein Abbild und nicht das echte Leben, die Summe aller Varianten und Prozessdurchläufe. Mit Process Mining schafft man eine absolute Transparenz, basierend auf den Fakten und auf den einzelnen aggregierten Durchläufen. Ich habe also eine Sicht darauf, wie meine Prozesse laufen, und zwar jeder von denen, und ich kann das dann schön aggregrieren und zusammenfassend betrachten. Ich kann mir auch die Durchlaufzeiten in Korrelation dazu anschauen. Das nutzen wir natürlich mit Process Mining, um Analysen zu fahren, die dynamisch sind. Ich kann also mit den nutzerfreundlichen Cockpits, die wir mit dem Celonis-Tool dazu erstellen können, extrem aussagekräftige Darstellungen machen, wo wir auch wirklich dynamisch hereinzoomen und immer weiter filtern und extrahieren können, wenn uns etwas komisch vorkommt und wir dem ganz genau auf den Grund gehen wollen, warum sich ein Prozess so verhalten hat oder warum die Durchlaufzeiten in einem bestimmten Abweichungen unterliegen, die man so nicht haben möchte. Ich kann damit also Auffälligkeiten und Pain Points isoliert betrachten und identifizieren und ich kann auch relativ gut schauen, was die Ursachen dafür sein könnten. Das ist die Grundlage für eine zielgerichtete Veränderung. Ich hebe das nochmal hervor: Das ist die Grundlage, denn verändern muss man es dann im Nachgang. Man sammelt mit Celonis erst mal nur die Erkenntnisse.

Tim Bodenstab: Ich kann dazu vielleicht noch ein schönes Projektbeispiel anführen. Wir haben den Materialstammdatenprozess bei einem Kunden analysiert und uns angeguckt, welche manuellen und welche automatisierten Prozessschritte ausgeführt werden. Dort sahen wir, dass in einem Buchungskreis gewisse Schritte manuell ausgeführt wurden, im anderen Buchungskreis allerdings automatisiert. Das war ein schöner Moment. In dem Workshop mit dem Kunden ist dann gleich aufgefallen, dass bei dem einen Buchungskreis ein Template hinterlegt war, was sich automatisch die Daten zu diesem Prozessschritt zieht, im anderen Buchungskreis nicht. Und so haben wir direkt ein „Finding“ generiert. Wie Florian gerade sagte, konnten wir in diesem Beispiel praktisch im nächsten Schritt das Template hinterlegen und damit einen manuellen Prozessschritt direkt eliminieren.

Carla Tusche: Das klingt sehr spannend. Das klingt fast wie eine Revolution, dass man die Prozesse auf die Art analysieren kann. Florian, du sagtest auch, dass insbesondere die Art der Prozessdurchläufe und die Durchlaufzeiten damit sehr transparent offengelegt werden. In welcher Phase des Transformationsprojektes sollte man denn dann mit Process Mining beginnen? Ich würde vermuten, recht weit am Anfang, oder?

Florian Umbreit: Ja, das stimmt. Das proklamieren wir auch immer, denn Process Mining bietet sich einfach dazu an, eine sehr gute Grundlagenanalyse zu machen und das genau am Projektanfang. Natürlich will man nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen. Es ist also schon ganz gut, wenn man vorher nochmal schaut, worauf man sich fokussieren will. Was sind die tatsächlichen Kernprozesse des Unternehmens? Das Ganze kann man dann auch ein bisschen agil gestalten, aber dann mache ich diese Analysen am Anfang des Projektes und nutze die Erkenntnisse daraus für die Harmonisierung, aber auch für die spätere Gestaltung der neuen S/4HANA-Templates.

Carla Tusche: Wenn man dazu nochmal die Analogie zum Hausbau herstellt, wäre das dann ganz am Anfang der Plan des Architekten, wo ich mir bereits überlege, wo später die Leitungen entlanglaufen, wo der Wasseranschluss ist und dergleichen.

Florian Umbreit: Ja, genau. Da könnte man natürlich auch noch das Thema „Customer Journey“ ansetzen, wo man sich wirklich anschaut, wie die bisherigen Prozesse in meinem Wohnzimmer gewesen sind. Wo sitze ich? Wo schaue ich fern? Und welche Farbgestaltung möchte ich als Nutzer denn in Zukunft haben? Man schaut sich dann also wirklich an, wie es heute läuft und was die Erwartung in der Zukunft wäre, um das dann auch alles mit hereinzubringen.

Tim Bodenstab: Man könnte auch sagen, dass man die Raumabmessungen automatisiert erhält. Process Mining ist datengetrieben und man hat dadurch direkt die Raumabmessungen und weiß, welche neuen Möbel respektive welche Möbelgrößen man sich in das neue Haus hineinstellen kann und wie sie vielleicht auch angeordnet sein sollten.

Carla Tusche: Das ist ein gutes Beispiel. Ich glaube, damit kann man sich das dann auch ganz gut vorstellen. Wenn ich jetzt mit Process Mining am Anfang des Projektes arbeite, inwieweit hilft es mir denn dann später auch bei der Projektumsetzung? Inwieweit arbeite ich also noch mit diesen Ergebnissen?

Tim Bodenstab: Man hat die Initialanalyse, von der wir eben sprachen, und dann geht es im Projekt meistens mit der Templategestaltung los. Das heißt, man sieht sich an, was die häufigsten Varianten sind. Vielleicht macht man eine Fit-Gap-Analyse, wenn man zum S/4-Standard möchte. Da unterstützt Process Mining mit den Informationen, die das Tool liefert, bei der Templateerstellung. Man kann die Templates direkt gegen den Ist-Prozess legen, gucken, wo Abweichungen sind, und so das ideale Template auch mit kreieren. Im weiteren Projektverlauf hilft es natürlich auch direkt bei der Migration selber, zuerst beim Go-Life und danach beim Monitoring. Das heißt, Process Mining unterstützt sozusagen die Hyper-Care-Phase. Man kann schnell Fehler finden, die vielleicht im Neusystem dann aufgrund der Migration auftreten, und diesen proaktiv entgegenwirken, ohne dass man operative Einbußen in Kauf nehmen muss. Und parallel ist es auch schön zu sehen, dass wenn man eine Transformation mit Process Mining begleitet, man die ganzen Change- und Trainingsmaßnahmen, die man hat, damit begleiten kann, weil man den Anwender auch wirklich durch den Prozess führen und anhand des Process Mining die Änderungen erklären sowie im neuen System zeigen kann, was jetzt gemacht werden muss und wie sich das dann im System auswirkt.

Carla Tusche: Das heißt also, es ist wirklich ein Tausendsasser. Man kann von vorne bis hinten wichtige Erkenntnisse durch die Nutzung der Technologie herausziehen.

Tim Bodenstab: Definitiv, ja.

Carla Tusche: Sehr schön. Kann man denn eigentlich auch Process Mining im alten ERP-System, also dem noch aktuellen R/3 nutzen, genauso wie in S/4HANA? Kann ich es in beiden Systemwelten nutzen und was müsste ich dann beachten, wenn ich das tue?

Tim Bodenstab: Die kurze Antwort ist tatsächlich einfach: Ja, kann man. Was gilt es, dabei zu beachten? Man hat ein Altsystem und dort die Process-Mining-Technologie angebunden. Und wenn man jetzt auf den S/4-Standard geht, bietet Celonis natürlich auch die Möglichkeit, im S/4 standardisiert Prozesse anzubinden. Das heißt, die meisten Prozessanbindungen sind auch schon für S/4 vorliegend, sodass man dann auch schnell direkt im Neusystem die neuen Prozesse für ein Monitoring anbinden kann. Wenn man ein stark angepasstes System hat, hat man natürlich, wenn man es einmal angebunden hat, das ganze Wissen darüber. Wo liegen meine Prozessschritte? Wo werden sie in Zukunft liegen? Das macht es extrem einfach, auch in dem neuen System Process Mining zum Einsatz zu bringen, weil man die ganzen Erkenntnisse einfach schon gewonnen hat. Insofern ist die Kurzantwort: Ja, man kann es im Alt-, aber auch im Neusystem nutzen.

Carla Tusche: Sehr schön. Kommen wir nochmal zurück auf unser Beispiel aus dem Bereich Retail/E-Commerce: Kann man denn jetzt eigentlich auch die Process-Mining-Technologie unabhängig von der Unternehmensgröße einsetzen oder gibt es da bestimmte Dinge, die je nach Unternehmens- und Projektteamgröße beachtet werden müssen?

Florian Umbreit: Man kann es grundsätzlich überall einsetzen, allerdings muss man dabei zwei Sachen berücksichtigen. Das ist technologisch durchaus ein anspruchsvolles Thema. Process Mining läuft in der Regel in der Cloud und gerade wenn wir über Massendaten reden, sind davon natürlich sehr große Datenmengen betroffen, die man sich zwar auch nicht im Produktivsystem anschaut, aber nichtsdestotrotz muss natürlich auch mit Datensicherheit gearbeitet werden. Die anfängliche Phase im Process Mining ist erst einmal technisch getrieben, grundsätzlich ist es im zweiten Schritt aber auch lizenztechnisch anspruchsvoll. Es ist eine durchaus kostspielige Softwarelösung, die man dafür einsetzen kann. Insofern muss man sagen, dass es sich für alle Unternehmen eignet, die unternehmenskritische Prozesse wie Massen- oder sehr umsatzintensive Prozesse haben. Es empfiehlt sich aber vor allem für größere Unternehmen mit einer Umsatzgröße ab 250 Millionen Euro.

Carla Tusche: Also auch Unternehmen, die das Projekt dann auch tragen können, da es sehr ressourcenintensiv zu sein scheint.

Florian Umbreit: Genau.

Carla Tusche: In der Einleitung erwähnte ich bereits, dass die S/4HANA-Transformation ein Projekt ist, das alle Bereiche des Unternehmens betrifft und auch für alle Unternehmensbereiche Änderungen mit sich bringt. Könnt ihr nochmal darauf eingehen, inwiefern Process Mining die unterschiedlichen Bereiche Business, IT und Organisation unterstützt? Welcher Bereich ist hier in der Regel der Impulsgeber für den Einsatz dieser Technik oder welchem Bereich nützt sie am meisten?

Tim Bodenstab: Ich glaube, das sind zwei verschiedene Paar Schuhe. Wer ist tatsächlich der Impulsgeber und wer sollte es eigentlich sein? Es sollte das Business sein, weil da auch einfach der meiste Mehrwert von Process Mining liegt. Das Business ist der Treiber der Prozesseffizienz und dort kann man Process Mining weiter auf die strategische Ausrichtung schärfen. Und natürlich – und das wird oft neben den ganzen Themen, Prozesse zu optimieren, vergessen – unterstützt Process Mining auch einfach beim operativen Geschäft. Ein schönes Beispiel aus dem Accounts-Payable-Prozess betrifft das Thema „Skonto“. Viele Unternehmen lassen ein Skonto liegen, weil es einfach nicht richtig gemonitort wird. Wenn man diesen Prozess beispielsweise mit Process Mining untersucht, kann man direkt sehen, wo man Skonto liegenlässt, und mittels der Action Engine von Celonis auch die Nutzer darüber informieren, dass hier Skonto abzuholen wäre. Das heißt, Business sollte eigentlich der Treiber sein. Wir erleben aber oft, dass tatsächlich die IT der initiale Treiber ist, weil sie mit Herausforderungen wie beispielsweise der S/4HANA-Transformation konfrontiert wird. Das heißt, die haben ein Interesse daran, effiziente und wartungsfreundliche IT, Services und Prozesse bereitzustellen, deshalb geht oft die IT auf uns zu und würde diese Technologie gern einführen. Allerdings muss man das Business immer mitnehmen, weil man dort einfach den meisten Mehrwert mit der Technologie heben kann. Wir hatten dies so in der Konstellation noch nicht, aber natürlich kann auch die Organisation an sich theoretisch das Thema treiben, weil es viele Prozesse gibt, die abteilungsübergreifend ablaufen. Und wenn man sich ansehen möchte, wer welche Aufgaben und welche Verantwortung hat, hilft es natürlich, seine Kernprozesse an Process Mining angebunden zu haben, um seine Organisation vielleicht auch umzustellen, zu trainieren und einfach eine Transparenz zu schaffen, um nicht in Silos zu arbeiten, sondern die Prozesse abteilungsübergreifend zu betrachten.

Carla Tusche: Jetzt bist du sehr schön auf die drei Ebenen eingegangen. Das unterstützt unsere These noch einmal, in der eine Transformation wirklich nur erfolgreich sein kann, wenn alle Ebenen, nämlich IT, Business und Organisation, im Unternehmen betrachtet werden. Du hast eben auch beispielhaft erläutert, dass bei der Umsetzung dieses Projektes oder bei der Einführung der Technologie Business, IT und Organisation auch inhaltlich beteiligt werden sollten.

Tim Bodenstab: Genau.

Carla Tusche: Zwischendurch nanntest du bereits viele Beispiele, Tim. Kannst du nochmal an einem konkreten Projekt aus dem Bereich Retail/E-Commerce beschreiben, wie Process Mining genutzt wurde? Vielleicht kannst du auch nochmal auf die konkreten Stolpersteine eingehen. Ich glaube, es ist immer wichtig, dass man sich auch vorab darüber im Klaren ist, was Process Mining leistet, aber vielleicht auch gar nicht leisten kann.

Tim Bodenstab: Ja, sehr gerne. Wir waren bei einer Produktions- und Handels-AG mit mehr als 500 Millionen Euro Umsatz, die insbesondere im Einzelhandel tätig ist. Dort ging es darum, den Rechnungsprüfungsprozess anzubinden und insbesondere diesen 3-Way-Match genauer zu untersuchen. 3-Way-Match bedeutet, dass man die Bestellmenge beziehungsweise den Preis mit der Liefermenge mit der Rechnungsmenge beziehungsweise dem Rechnungspreis abgleicht. Das Projekt läuft noch. Der Prozess ist erfolgreich angebunden. Das war spannend, denn ein Benefit, den das Unternehmen nun daraus zieht, ist folgender. Es wurde überlegt, wo man diesen Prozess optimieren kann. Es kamen Gedanken auf, dass man in den Filialen einzelne Prozessschritte optimieren könnte. Dann fiel aber auf, dass man den Prozessschritt dann in knapp hundert Filialen anpassen müsste. In dem Fall hat man herausgefunden, dass eine Prozessanpassung in diesem Prozess möglicherweise keinen Sinn macht, sondern vielmehr ein gutes Fehlermanagement. Das war ein interessantes Learning, weil alle darauf fixiert waren, Prozesse zu optimieren. Und mit Process Mining konnten wir zeigen, dass eigentlich ein gutes Fehlermanagement benötigt wird, das bei bestimmten KPIs und bestimmten Benchmarks einen Fehler auswirft, den man dann beheben kann. Ferner hast du nach Stolpersteinen gefragt. In dem Projekt oder in dem Prozess muss man immer darauf achten, ob man auch wirklich einen Prozess hat. Ein Prozess ist dadurch definiert, dass man eine durchgängige Prozess-ID und mehr oder weniger definierte Prozessschritte hat. Wenn man bei der Rechnungsprüfung willkürlich Änderungen an der Rechnung vornimmt, führt dies irgendwann zu einem sehr komplexes Prozessbild. Es war eine Herausforderung, herauszuarbeiten, wie der genaue Prozess aussieht und welche Prozessschritte es gibt. Dort hatten wir ein individuelles ERP-System, weshalb wir eine Individualanbindung gemacht haben. Es war kein Stolperstein, sondern hat sehr gut geklappt, allerdings bedeutete es einen Mehraufwand. Im Endeffekt allerdings war der Kunde glücklich und wir ebenso. Ich glaube, dass man damit nun gut arbeiten und den Rechnungsprüfungsprozess gut begleiten kann.

Carla Tusche: Das klingt sehr gut und untermauert auch nochmal deutlich den Punkt, den ihr am Anfang genannt habt, dass Process Mining ein sehr geeignetes Tool dafür ist, um eine gewisse Transparenz im Unternehmen zu schaffen.

Tim Bodenstab: Genau.

Carla Tusche: Florian, kannst du uns abschließend erzählen, wie Process Mining in den Branchen eingesetzt wird? Wird es ähnlich eingesetzt oder existieren sehr große Unterschiede? Ist dies für jedes Unternehmen individuell?

Florian Umbreit: Process Mining kann branchenübergreifend ähnlich eingesetzt werden. Wie man den Hauptfokus setzen möchte, muss jedes Unternehmen für sich selbst beantworten, allerdings liegt dieser in der Regel bei Optimierung, Harmonisierung und Monitoring. Da bewege ich mich im täglichen Steuern und im Monitoring meiner Prozesse im Umfeld von Compliance-Anforderungen, die ich sicherstellen und darstellen möchte. Process Mining kann auch unterstützend im Kontext S/4 bei Transformationen genutzt werden. Das sind die klassischen Einsatzmöglichkeiten. Die Schwerpunkte sind individuell. Es gibt auch noch weiterführende Möglichkeiten, wie man Process Mining einsetzen kann. Daran arbeitet beispielsweise auch die Celonis kontinuierlich, neue Einsatzmöglichkeiten aufzutun. Genannt sei einmal kurz die Action Engine. Tim nannte das schöne Skonto-Beispiel aus der Praxis. Die Action Engine – der Name verrät es schon – tritt zum Beispiel in Aktion, wenn bestimmte Fristen an ein Ende laufen, und informiert bestimmte Nutzer- oder Anwenderkreise aktiv, dort beispielsweise den Skonto geltend zu machen. Ich glaube, es ist auch wichtig, dass die zu untersuchenden Prozesse nicht gleiche alle Prozesse sein können. Man muss die Auswahl also schon ein wenig limitieren und schauen, wo das Unternehmen Schwerpunkte und Herausforderungen hat. Viele Unternehmen wissen im Grunde genommen, wo ihre Stärken oder Schwächen liegen, können es aber oft nicht richtig ableiten, woran es liegt. Und dort muss ich mit Process Mining ansetzen und daran arbeiten, egal in welcher Branche oder bei welchem Kunden. Die Komplexität hinsichtlich der technischen Anbindung unterscheidet sich auch noch ein wenig. Tim hat es vorhin schon einmal kurz angerissen. Wir haben nicht nur Kunden, die SAP im Standard nutzen, sondern auch viele, die sich in den letzten Jahren oder Jahrzehnten intensiv im Customizing ausgetobt und Fremdsysteme angebunden haben. Dort ist es natürlich durchaus anspruchsvoll Process Mining einzusetzen, weil es dann nicht mehr im Standard läuft oder weil sogar noch Drittsysteme anderer ERP-Systeme angebunden werden müssen. Je weiter ich mich weg vom Standard bewege, desto aufwendiger wird es nachher.

Tim Bodenstab: An der Stelle nur die Ergänzung: Es wird natürlich immer komplexer, aber wir haben auch gelernt, dass viele Customizings in Standardtabellen zurückschreiben. Das heißt, das System kann highly customized sein, allerdings werden die Daten in Standardtabellen zurückgeschrieben. Das macht die Analyse wesentlich einfacher. Man muss beispielsweise nicht jede Z-Tabelle anbinden, sodass man dem Kunden diese Sorge nehmen kann. So aufwendig ist es dann gar nicht. Es ist natürlich aufwendiger, aber nicht so aufwendig, wie man es sich womöglich vorstellt.

Florian Umbreit: Ja, danke für die Ergänzung. Das ist auch ein schöner Schlusspunkt. Wir haben mittlerweile schon einige Systeme und Konstellationen in der Praxis erlebt, deswegen finden wir auch für Drittsysteme und spezielle Fälle im Regelfall eine gute Lösung für den Kunden.

Carla Tusche: Das war ein schönes Schlusswort. Du hast nochmal deutlich gemacht, dass sich Process Mining auch branchenübergreifend einsetzen lässt und vielfältige Einsatzmöglichkeiten bietet: Optimierung, Harmonisierung, Monitoring, Compliance oder Transformationen wie jetzt in unserem Fall die S/4HANA-Transformation. Der limitierende Faktor ist an der Stelle maximal die Auswahl der zu untersuchenden Prozesse. Man sollte sich auf die Prozesse konzentrieren, die für das Unternehmen die höchste Priorität haben, am wichtigsten im Tagesgeschäft sind. Dennoch lässt sich Process Mining perfekt customizen und auf die Wünsche oder Bedürfnisse des Kunden zuschneiden und bietet anschließend die Transparenz, um die Prozesse dann hoffentlich im Rahmen der S/4HANA-Transformation zu optimieren. Ich glaube, das ist eine sehr große Chance, die man sich an der Stelle nicht entgehen lassen sollte. Ich danke euch für das Gespräch, das sehr aufschlussreich war, und möchte unsere Zuhörer nochmal darauf hinweisen, dass wir natürlich gern für Fragen zur Verfügung stehen. Wenn Sie Interesse haben, selbst Process Mining im Unternehmen einzusetzen, oder weitere Informationen dazu bekommen möchten, dann scheuen Sie sich nicht und schreiben Sie uns gerne an die Info@mgm-cp.com.