Transcript

Narine Brsikyan: Hallo und herzlich willkommen zur ersten Ausgabe unseres Podcasts. Wir wollen uns hier über Themen rund um die Business-Transformation mit S/4HANA unterhalten. Mein Name ist Narine Brsikyan und für die erste Folge freue ich mich, meine zwei Kollegen Thomas Brugger und Ariane Hager von mgm consulting partners begrüßen zu dürfen. Und ich würde vorschlagen, ihr stellt euch kurz vor. Thomas, wenn du magst, dann kannst du auch gerne anfangen. 

Thomas Brugger: Vielen Dank, Narine! Auch von meiner Seite allen Zuhörerinnen und Zuhörern ein herzliches Willkommen. Ich heiße Thomas Brugger, bin Partner bei mgm consulting partners und arbeite vorwiegend in den Bereichen Programm-Management, Change und Kommunikations-Management und habe sehr viel Spaß dabei. 

Narine Brsikyan: Danke dir, Thomas! Ich würde dann auch gleich direkt an Ariane übergeben. Magst du dich auch kurz vorstellen? 

Ariane Hager: Ja, sehr gerne. Vielen Dank, Narine! Auch ein herzliches Willkommen an alle von meiner Seite. Mein Name ist Ariane Hager und ich bin Senior-Manager bei mgm consulting partners, bin seit, fast ja, 16 Jahren in der mgm-Gruppe unterwegs, das mit den Schwerpunkten Change-Management und Kommunikation, vor allem im Kontext großer Digitalisierungsprojekte.

Narine Brsikyan: Das klingt sehr spannend, aber was ich auch sehr spannend finde – und darüber möchte ich sehr gerne heute mit euch sprechen – das ist euer Fachbuch, das im August, wenn ich mich nicht täusche, erschienen ist über Business-Transformation mit S/4HANA. Das habt ihr zusammen mit euren Co-Autoren und auch Kollegen Markus Czeslik und Matthias Uebel geschrieben. Und bevor wir auf die Zielsetzung und die Inhalte des Buches eingehen, was versteckt sich eigentlich hinter den beiden Begriffen Business-Transformation und S/4HANA?

Thomas Brugger: Ja, bei der Einführung einer ERP-Software wie SAP S/4HANA geht es nicht nur um die Implementierung eines neuen IT-Systems. Natürlich beinhaltet eine S/4HANA-Transformation die technologische Komponente – und hier meinen wir unter anderem die technische Harmonisierung, Prozessautomatisierung und Digitalisierung. Aber darüber hinaus hat die Transformation auch eine organisationale Dimension, nämlich die Organisation so auszurichten, dass die Chancen von Datenintegration und Prozessautomatisierung besser genutzt werden können. Dabei kommt es mehr auf die Zusammenarbeit innerhalb des Business und auch zwischen Business und IT an und damit auf eine Abkehr vom Silo-Verhalten hin zu übergreifender Zusammenarbeit. Und da sind wir über den Technologie-Change hinaus bei Mensch und Organisation angekommen. Wir unterstützen damit, die Tür zu einer neuen Arbeitswelt aufzustoßen mit vielfältigen Chancen für die Organisation selbst, aber auch für die einzelnen Mitarbeiter. Nur wenn man die IT-Umstellung und die End2End-Prozesse sowie Kulturarbeit und Befähigung der Mitarbeiter verknüpft, dann wird daraus eine ganzheitliche Business-Transformation, so wie wir sie vordenken und wie wir es uns wünschen würden. 

Ariane Hager: Genau, und vielleicht noch zu ergänzen: Narine, du hast das ja auch noch gefragt, was versteckt sich denn hinter S/4HANA? Wie gesagt, einerseits natürlich eine ganzheitliche Business-Transformation, auf der anderen Seite steckt da auch ein schwergewichtiges IT-System dahinter, eben SAP S/4HANA. Das ist die modernste Technologie des Marktführers SAP. Und warum ist SAP S/4HANA gerade in aller Munde? Letztes Jahr hat SAP entschieden, den Support für die zentralen Anwendungen innerhalb der aktuellen Business Suites bis zum Jahr 2027 einzustellen, was natürlich bedeutet, es ist nicht mehr viel Zeit hin. Und genau dieses nahende Ende des Supports veranlasst die Unternehmen natürlich, sich jetzt Gedanken zu machen über die Vorteile eines solchen modernen und natürlich um einiges leistungsfähigeren Systems. Und Thomas hat es bereits schon angedeutet: So eine entsprechende Umstellung auf S/4, ja, erfordert erhebliche Eingriffe in die Prozesslandschaft, aber nicht nur die, sondern zusätzlich einen strukturellen und kulturellen Wandel. Das bedeutet für uns als Change-Experten, dass dies thematisch natürlich ein sehr spannendes und herausforderndes Umfeld ist.

Narine Brsikyan: Und da kommen wir auch zu meiner nächsten Frage: Was war eure Grundmotivation, zum Thema Business-Transformation mit S/4HANA ein Buch zu schreiben? 

Thomas Brugger: Ja, wir arbeiten seit vielen Jahren in großen Veränderungsprojekten und -programmen, sei es IT-Implementierungen, organisatorische Veränderungen, Merger oder Demerger, auch New-Work-Projekte, also New-Normal nach Corona und eben auch S/4HANA-Einführungen. In all diesen Unterfangen wurden Veränderungsmanagement, Kommunikation und die Befähigung der Mitarbeiter in der neuen Umgebung als Kernerfolgsfaktoren herausgestellt. Und wir kennen eben auch viele Projekte, die aufgrund von fehlenden und nicht hinreichenden Veränderungsmanagement-Maßnahmen und sicherlich auch anderen Faktoren gescheitert sind. Darunter eben auch unsere geliebten S/4-Projekte. Und wir erkennen immer wieder, dass sich erst um Technik und dann – wenn überhaupt – um die Menschen, um die Mitarbeiter in einer angemessenen Art und Weise und Kommunikation gekümmert wird. Das wollten wir ändern und wir haben es niedergeschrieben, so dass verschiedene Stakeholder unabhängig voneinander sich ein Bild machen können und Interessierte, egal ob das jetzt Vorstände sind oder Mitarbeiter*innen in einem Unternehmen, sich einlesen können zu den Herausforderungen in einer S/4HANA-Transformation. 

Narine Brsikyan: Ja, du sprichst es gerade an, die Stakeholder: An welche Stakeholder richtet sich denn euer Buch eigentlich und welche Leitlinien und Vorgehensmodelle erhalten sie?

Ariane Hager: Unser Buch richtet sich vor allem an Unternehmensentscheider, beispielsweise an den CIO oder weitere Vertreter aus vielen Ebenen. Natürlich auch Stakeholder wie ein Projekt- oder Programmverantwortlicher, der Projektmanager oder der Programmmanager. Darüber hinaus weitere Nicht-IT-Fachleute, die sich ebenfalls im Vorfeld informieren wollen, wie eine S/4HANA-Transformation abläuft. Und genau diesen Verantwortlichen wollten wir mit unserer Leitlinie, ja, eine Orientierungshilfe an die Hand geben, mit vielen Tipps und Tricks. Und ich glaube, uns ist da auch eine sehr gute Kombination aus Theorie und Praxis gelungen. Einerseits geben wir einen groben Überblick über die Herausforderungen im digitalen Zeitalter. Wir beleuchten wirksame Handlungsmuster und Erfolgsfaktoren in der Transformation. Wir geben vertiefende Einblicke in Change-Management-Modelle, das heißt, da sind wir auch mehr auf der theoretischen Ebene, aber auch der systemtechnische Aspekt dürfte nicht zu kurz kommen. Und deswegen beleuchten wir in einem separaten Kapitel auch noch einmal das Thema SAP S/4HANA aus einem rein technischen Blickwinkel. Kernstück unseres Buches ist jedoch unser Vorgehensmodell, unser ADDVALUE Transformation-Framework. Und das ist der Rahmen, der eigentlich genau da ansetzt, wo Implementierungsdienstleister mit ihren Methodiken und Ansätzen aufhören. 

Narine Brsikyan: Ariane, du hast gerade das ADDVALUE Transformation-Framework erwähnt. Was kann man sich darunter konkret vorstellen? Vielleicht Thomas? 

Thomas Brugger: Ja, Narine. Aufbauend auf SAP Activate – das ist die vom Hersteller immer wieder aktualisierte Leitlinie zu meist technischen Fragestellungen und Entwicklungsschritten im Projekt – haben wir unser integriertes Vorgehensmodell, das ADDVALUE Transformation-Framework, entwickelt. Es beschreibt acht Projektphasen mit den passenden Methoden und Werkzeugen, welche die technische Implementierung sozusagen umrahmen. Konkret steht ADDVALUE für Align, Develop, Desire, Verify, Apply, Launch, Unfold und Expand. Innerhalb dieser Phasen haben wir uns für eine Aufteilung des Vorgehensmodells in fünf Disziplinen entschieden mit dem Ziel, eine Antwort auf die prozessualen, auf die strukturellen und kulturellen Effekte von S/4HANA zu liefern, und zwar bezogen auf die gesamte Organisation mit allen Wechselwirkungen. Damit unterscheiden wir in die fünf Dimensionen: Business und Prozesse, IT, Change Management, Change-Kommunikation und Qualifizierung, das heißt entlang dieser fünf Streams arbeiten wir uns durch die acht Projektphasen, die im Grunde genommen für jedes SAP S/4HANA-Projekt eigen sind. ADDVALUE legt einen besonderen Wert auf die Befähigung der Organisation, das heißt auf Change, Kommunikations- und Trainingsarbeit und es gilt damit, die Mitarbeiter auf der Transformationsreise mitzunehmen und sie zu aktivieren, zu beteiligen mit dem Ziel, sie interessiert und fit zu machen für den Go-live und das Arbeiten anschließend in der neuen Welt. 

Narine Brsikyan: Danke, Thomas! Was sind denn die wesentlichsten Aussagen, die ihr mit eurem Buch vermitteln wollt? 

Ariane Hager: Wir wollen sensibilisieren und wir wollen Awareness schaffen, vor allem für die Wichtigkeit der Veränderungsarbeit und der Kulturarbeit, aber auch – und das ist uns ganz wichtig – natürlich der Befähigung der Mitarbeiter, denn die haben natürlich teilweise auch erschwerte Bedingungen in einem derartig großen Transformationsprojekt. Man kann sich vorstellen, auf der einen Seite steht natürlich der Wunsch nach Aufbruchstimmung und nach dem Erreichen von Zielen, aber auf der anderen Seite – und das ist, glaube ich, eine ganz normale menschliche Reaktion – erzeugt eine solche Veränderung natürlich auch erst mal Verunsicherung in der Belegschaft. Und deswegen ist es wichtig, den Menschen, den Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen und dafür zu sorgen, dass er da abgeholt wird, wo er gerade steht, begleitet wird durch den Veränderungsprozess, um dann letztendlich in der neuen Welt, in den neuen Dimensionen arbeiten und leben zu können. Und zum anderen, das ist uns auch nochmal sehr wichtig, die entsprechenden Rollen im Programm, beispielsweise Process Owner, Key User, Change Agents und noch weitere verschiedene Stakeholdergruppen müssen von Anfang an als Veränderungsbotschafter in ein Projekt miteinbezogen werden. Und auch hier gilt es, sie entsprechend ihrer Rolle zu befähigen, das heißt, auf der einen Seite sie entsprechend zu fördern, auf der anderen Seite sie aber auch zu fordern, das heißt, ihr Commitment einzufordern und ihr Engagement für das Projekt. Das ist uns wichtig. 

Narine Brsikyan: Okay. Und was sind für euch die wichtigsten Zutaten zum S/4HANA-Projekt und der einhergehenden Transformation? 

Thomas Brugger: Ja, Ariane hat es gerade erwähnt, du musst die Mitarbeiter und Projektkollegen abholen. Dazu muss ich ihnen aber auch zeigen, wohin die Reise geht, das heißt, ich brauche dieses Zielbild und dazu, um das zu kommunizieren, ein sehr, sehr starkes Commitment auf allen Führungsebenen und das quer durch die Organisation. Oder anders formuliert: Digitalisierung ist Mannschaftssport. Beide Seiten, also Business und IT, müssen aufeinander zugehen können, zuhören und voneinander lernen, um dann gemeinsam im Programm wirklich anzupacken und in eine Richtung zu laufen.

Ariane Hager: Und wenn ich vielleicht noch ergänzen darf, ist mir eine Herzensangelegenheit: Natürlich braucht es technisches Know-how entlang einer solchen Transformationsreise, aber vor allem eben auch eine hohe Veränderungsbereitschaft und -fähigkeit in der Organisation. Und uns ist es wichtig, diese kontinuierlich zu steigern. Natürlich, Veränderungsbereitschaft ist kein Schalter, ich kann den nicht einfach umschalten von null auf hundert, sondern ich muss Schritt für Schritt im Prinzip die Organisation mitnehmen, das heißt, ich muss sie einmal im Prinzip über eine Phase der Aufmerksamkeit in eine Phase des Verstehens bringen, in einer nächsten Phase für Commitment zu sorgen, um dann letztendlich die entsprechende Handlungsfähigkeit sicherzustellen. Und nochmal, ich kann Umdenken nicht anordnen, das heißt wir sind natürlich darauf angewiesen, dass es eine Neugier und eine Freude und eine Wissbegierde aufseiten der Organisation gibt, das heißt, sich auf neue Formen der Zusammenarbeit einzulassen und natürlich jetzt auch über die technischen Möglichkeiten ein Interesse mitzubringen, sich für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche zu vernetzen und entsprechend auch zu unterstützen. 

Narine Brsikyan: Was macht aus eurer Sicht einen erfolgreichen Start in einem S/4-Transformationsprojekt aus? 

Thomas Brugger: Dazu ist es wichtig, Narine, sich ganz am Anfang ausreichend Zeit zum strategischen Alignment zu nehmen, das heißt, es braucht ein klares Bild über die strategische Positionierung des Unternehmens. Da gehen wir meist davon aus, dass dieses existiert. Ansonsten können wir helfen, das zu erzeugen. Und dann das schon vorhin besprochene Zielbild für die anstehende SAP S/4HANA-Implementierung und dazu ist auch die Einbindung und Befähigung aller relevanten Stakeholder so früh wie möglich notwendig. Ganz besonders ist der Einsatz und das Commitment der Process Owner und Key User ausschlaggebend, denn die sind unserer Meinung nach maßgeblich für die Umsetzung der Strategie verantwortlich, die mit der S/4HANA-Einführung einhergehen soll und mit der Business-Transformation. Und diese Stakeholdergruppen können diese Transformation maßgeblich beeinflussen und zu einem positiven Ende führen.

Narine Brsikyan: Zu guter Letzt habe ich noch eine letzte Frage für euch: Was wäre oder was ist euer Ratschlag für all diejenigen, die kurz vor einer S/4HANA-Transformation stehen oder vielleicht schon mittendrin stecken? 

Ariane Hager: Thomas, da würde ich vielleicht einmal kurz antworten. Für mich ein wesentlicher Ratschlag ist, die Veränderungsdimensionen, die mit einer solchen Transformation einhergehen, nicht kleinzureden. Ich glaube, das ist essenziell, wenn man Menschen, Mitarbeiter auf so eine Transformationsreise mitnehmen möchte, dass man sie dann in ihrer jeweiligen Situation erreicht, dabei aber auch letztendlich auf ihre Sorgen und Ängste eingeht. Und was heißt das? Man muss vor allem in der Ansprache, in der Kommunikation – das heißt jetzt an die beteiligten Führungskräfte oder Mitarbeiter – entsprechend authentisch und ehrlich sein. Und ehrlich, wenn es zum Beispiel darum geht, dass bei der einen oder anderen Funktion durch die Umstellung Mehraufwände entstehen, Mehraufwände beispielsweise bei der Stammdatenpflege oder auch im Kontext «Disziplin». Ich muss vielleicht jetzt nochmal eine andere Arbeitsweise an den Tag legen oder es gibt vielleicht eine Veränderung in der Verantwortlichkeit. Also alles Themen, die vielleicht erst mal nicht unbedingt immer mit Vorteilen zusammengehen. Und das bedeutet natürlich, dass bei dem einen oder anderen auch die Transformation nicht als persönlicher Gewinn empfunden wird und das muss man natürlich entsprechend berücksichtigen und respektieren. Und was heißt es aber in der Konsequenz, dass natürlich auch – und das ist ein weiterer Ratschlag – die Führungskräfte gefragt sind, das heißt, sie müssen in diesen Veränderungsprozessen nach vorne gehen, vorangehen und Gesicht zeigen. Das heißt, hier entsprechend den Mitarbeitern den Rücken stärken, auch Geduld vorleben, wenn es vielleicht mal an der einen oder anderen Stelle knirscht und aber – auch nochmal ganz wichtig – eben auch in den Dialog gehen, also im Prinzip bereit zu sein, genau auf diese Sorgen und Nöte einzugehen, zuzuhören und dann entsprechend zu unterstützen. 

Thomas Brugger: Ja, das kann ich nur bekräftigen, Ariane. Im Fokus sollte immer die Organisation und der Mensch stehen. Schließlich macht am Ende weniger das System den Unterschied, sondern eigentlich die eigenen Mitarbeiter, die das System nutzen und das Beste aus dem System herausholen sollen. Oder um es mit den Worten von Anders Indset, dem norwegischen Philosophen zu sagen: Technologie allein kann und wird nicht die Antwort auf alle unseren Herausforderungen sein. Noch sind wir Menschen die Treiber und Bindeglieder, die unsere Umwelt, Gesellschaft, Wirtschaft und Realität steuern. Und auf das Projekt bezogen: Eben auch dieses Projekt und die Prozesse, die wir damit ins Leben rufen und wie wir sie dann anschließend leben und nutzen. 

Narine Brsikyan: Ja, das war es auch schon und ich danke euch beiden sehr für eure Zeit und eure Expertise, noch viel wichtiger! Und schön, dass ihr dabei wart und vielleicht hören wir euch ja bald wieder. Tschüss! 

Thomas Brugger: Tschüss! 

Ariane Hager: Ganz lieben Dank, Narine!