Kein Zuckerschlecken: Auf welche Hemmnisse stößt man im Rahmen eines SAP-Transformationsprojekts und was kann man tun?

Eine SAP S/4HANA Transformation ist mehr als eine reine IT-Implementierung. SAP S/4HANA bringt viele Möglichkeiten für das Business. Doch gibt es wirtschaftliche, kulturelle und individuelle Hemmnisse, wenn die Einführung nicht als technisches, sondern als strategisches Transformationsprojekt genutzt werden soll. Was ist zu tun, um den Hemmnissen zu begegnen?

1. Wirtschaftliche Hemnisse

Unternehmen, die die Chance einer strukturellen Optimierung von Prozessen und Organisation mit der Einführung von SAP S/4HANA nutzen wollen, müssen immer mit zusätzlichen Kosten, Ressourcenaufwendungen und zeitweisen Produktivitätseinbußen rechnen, verbunden mit langfristiger Rekapitalisierung. Das bedeutet: Ein Unternehmen muss auch das nötige Kapital oder genügend Standvermögen besitzen, um eine strategisch wirksame Transformation zu finanzieren. Dies ist nicht immer der Fall, selbst wenn das Management Handlungsbedarf für Prozessoptimierungen ausgemacht hat. Hintergrund mag insbesondere bei kleineren Playern der Kostendruck sein, der durch einen Veränderungsprozess mit der S/4HANA Einführung entstehen kann. Der kurzfristige Erfolg, der mit einer schnellen technischen Implementierung erzielt wird, genießt hier oftmals Priorität. Ein anderer Grund für die hinausgezögerte Einführung könnte in der mangelnden Einigkeit über die strategischen Ausrichtungen innerhalb der Geschäftsleitung liegen.

2. Kulturelle Hemnisse

S/4HANA ist mehr als eine technische Umsetzung. Die Einführung bedeutet einen signifikanten Wandel der gesamten Organisation, der Geschäftsprozesse sowie der Arbeitsformen. Dabei stehen die Anforderungen des Business im Vordergrund, verbunden mit neuen Möglichkeiten der Automatisierung und einem enormen Innovations- und Optimierungspotenzial. Ein solcher Wandel erfordert das Öffnen von Silos entlang von Wertschöpfungsketten, den flexiblen Umgang mit modernen Applikationen, den analytischen Umgang mit Zahlen, Daten und Informationen. Und es verlangt das Entscheiden in größeren Spielräumen, verbunden mit der Bereitschaft zum kontinuierlichen Lernen. Der Schritt von einer gleichförmigen Aufgabenerfüllung mit hohem Anteil wiederkehrender Abläufe zu einem Arbeiten mit SAP S/4HANA, das dem Business mehr Freiräume verschafft, ist vergleichbar mit einem Schritt in eine neue Kulturlandschaft. Kultur ist ein stabilisierendes Element. Doch gleichzeitig kann es ein hemmendes sein, wenn es um Veränderungen am System geht. Unternehmen tun sich oft schwer, wenn es um kulturellen Wandel geht. So wirkt Kultur wie ein Gummiband und zieht die Organisation immer wieder in den ursprünglichen Zustand zurück. Energie ist erforderlich, um neue Gewohnheiten und Managementpraktiken im operativen Business nachhaltig zu manifestieren.

3. Individuelle Hemmnisse

Neben wirtschaftlichen und kulturellen Rahmenbedingungen können es auch die Einstellungen und Erfahrungen von Entscheidenden sein, die als hinderliche Kraftfelder wirken können. So sind es manchmal Erfahrungen mit gescheiterten Veränderungsprozessen, die sich nicht mit dem Gedanken einer umfassenden Transformation vereinbaren lassen, auch wenn wirtschaftliche Argumente für eine Transformation sprechen. Eine solche „kognitive Dissonanz“ mag zu Verzerrungen in der Wahrnehmung führen, insbesondere zur Abwertung der eigentlichen Chancen einer solch signifikanten Transformation wie SAP S/4HANA sowie zur Aufwertung seiner Risiken. Eine andere These basiert auf der Veränderungsmüdigkeit in der Belegschaft sowie im Management, die sich nach den vielen Fusionen und Abspaltungen der Branche eingestellt haben mag. Eine SAP S/4HANA Einführung ist ein komplexer Prozess, verbunden mit vielen Unwägbarkeiten vor Beginn und mit der Notwendigkeit organisationalen und individuellen Lernens über den gesamten Implementierungsprozess hinaus. Es ist zu empfehlen, den Lernprozess besonders der Führungskräfte noch vor Beginn eines solchen Vorhabens zu starten, Erkenntnisse zu gewinnen und Wissen zu erwerben. Dafür hat mgm das Konzept „S/4HANA Lernreise“ entwickelt, dass alle Phasen und Herausforderungen einer Transformation beinhaltet. Dies ermöglicht den EntscheiderInnen, individuelle Hemmnisse und Zweifel abzubauen und Sicherheit zu gewinnen angesichts einer so weitreichenden strategischen Entscheidung, die die Weichen für das nächste Jahrzehnt stellt.

Die Hemmnisse abmildern

Um die wirtschaftlichen, kulturellen und individuellen Hemmnisse abzumildern, empfehlen wir folgende Aktivitäten:

• Klären Sie frühzeitig die Chancen, die sich durch die neuen technischen Möglichkeiten einer S/4HANA Einführung für Ihr Business ergeben, und wägen Sie diese mit den möglichen Risiken in Ihrer Organisation ab.
• Passen Sie Ihre Unternehmens- und Digitalisierungsstrategie entsprechend an und nehmen Sie diese als Ziel für Ihre Umsetzungsentscheidungen.
• Berücksichtigen Sie mögliche Konfliktpotenziale zwischen betroffenen Bereichen in Ihrer Veränderungsplanung.
• Beginnen Sie frühzeitig mit Teambuilding-Prozessen verantwortlicher EntscheidungsträgerInnen auf IT- und Business-Seite.
• Prüfen Sie frühzeitig die Veränderungsbereitschaft und -fähigkeit Ihrer Organisation durch die Analyse hemmender und förderlicher kultureller Kraftfelder.
• Starten Sie als Entscheidungshilfe frühzeitig einen umfassenden Lernprozess („S/4 Lernreise“), um Erkenntnisse zu gewinnen und Wissen zu erwerben, damit Sie besser mit zu erwartenden Blockaden umgehen können.

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